Weddingplanner: wel of niet op je bruiloft?

“Onze trouwdag was fantastisch!”, het liefst hoor je dat elk bruidspaar terugkijkt op een geweldige trouwdag, maar wist je dat we na 500 bruiloften ook wel een paar zeer stressige trouwdagen meegemaakt hebben? En daarom deze blogpost met een megatip voor jullie en alles wat je moet weten over het hebben van een weddingplanner op je bruiloft.

Wat is een weddingplanner?

Een weddingplanner helpt je bij het maken van keuzes voor je bruiloft. Denk aan het benaderen van leveranciers, het maken van een begroting of budget en het opstellen van een draaiboek.

Weddingplanner schrijft een trouwtekst op een bord.

Wat is een Weddingplanner en wat doet hij of zij?

Toen we zelf in 2013 trouwden hadden wij ook een weddingplanner! We vroegen collega (en inmiddels vriendin) Vivian ter Huurne van Het Bruidsmeisje of ze voor ons aan de slag wilde gaan. Want ook toen al hadden we de nodige ervaring met bruiloften, maar hoe plan je eigenlijk een bruiloft?

Een bruiloft kost vele weken om te plannen

Een weddingplanner kan jullie compleet ontzorgen. Je kunt al zo een aantal weken (aan werkuren) bezig zijn met het plannen van jullie perfecte dag. Je regelt leuke dingen (zoals de trouwkleding, je vraagt de getuigen, je zoekt een trouwlocatie). Alleen moet je ook nadenken over minder leuke zaken, zoals welke trouwleverancier moet ik nu hebben, kan ik bedrijf X wel vertrouwen en wie kan me helpen met het opstellen van een gastenlijst.

Beste Trouwfotografie 2020 042

Makkelijk keuzes maken

Een weddingplanner helpt je bij het maken van keuzes. We maakten zelf bijvoorbeeld mee dat Vivian luisterde naar onze wensen qua trouwlocatie en ze kwam vervolgens met drie voorstellen. Hiervan bezochten we uiteindelijk twee en ééntje werd het ook uiteindelijk. Een locatie die nog niet zo populair was, een echt pareltje dat we niet snel zelf gevonden zouden hebben ;)

En: ze zorgde er voor dat er daadwerkelijk een trouwdatum kwam, want we hadden het door ons eigen trouwseizoen te druk om knopen door te hakken. Ze zorgde er voor dat we daadwerkelijk keuzes maakten.

Budgetteren voor je trouwdag

Ook helpt een weddingplanner je bij het budgetteren van de grote dag. Heb je aan alles gedacht qua uitgaven? Is het nodig om een verzekering af te sluiten? Moeten jullie bepaalde vragen stellen aan de trouwleveranciers, zodat je zeker weet dat ze écht kunnen bijdragen aan jullie dag?

Heb je dus prangende vragen: stel ze aan je weddingplanner. Hij of zij maakt gebruik van een netwerk dat al jaren lang opgebouwd is en alleen maar bestaat uit trouwtoppers. Dit voorkomt nare verassingen achteraf.

Ook kan een weddingplanner je helpen bij het keuze maken tussen twee, op het oog, gelijke partijen. Soms kun je het beste de keuze maken op basis van prijs, maar soms zijn er nog extra factoren die ook van belang zijn.

Ontspannen genieten van je trouwdag door een weddingplanner. Bruidspaar snijdt de trouwtaart aan.
Is een Weddingplanner nodig?

Jullie kiezen zelf natuurlijk of je de gehele planning van de bruiloft leuk vindt of niet. Heb je er voldoende tijd voor en vind je het leuk om pinboards op Pinterest te maken, een draaiboek op te stellen en contact te houden leveranciers? Dan denk ik dat je niet per se een weddingplanner nodig hebt.

Ook kan het natuurlijk zijn dat jullie een intieme bruiloft hebben met een klein gezelschap. Of misschien zelfs een elopement. Andere stellen kiezen voor een trouwlocatie die een vaste partyplanner heeft die jullie helpt bij het uitzoeken van vaste leveranciers (waar ze vaak mee samenwerken).

Nog even twee voorbeelden van “weddingplanner safes te day“. We maakten een keer mee dat de trouwbus (met de gasten er in) vastliep op een pontonbrug. De weddingplanner regelde vervolgens vervangend vervoer, zodat de gasten alsnog op tijd op de trouwlocatie aankwam.

Ook maakten we een keer mee dat het videoboodschappenbusje niet kwam opdagen. De weddingplanner vroeg de aanwezig zijnde videograaf of hij een aantal boodschappen van de gasten wilde opnemen en voilà: een creatieve oplossing.

Oh en natuurlijk al die keren dat de weddingplanner vlekken wist weg te werken, een schaartje bij zich had, gasten van pleisters voorzag en taxi’s regelde.

Iemand steekt de kaarsen aan voor het trouwdiner.

Wanneer niet een weddingplanner inhuren?

Een weddingplanner kost geld. Jullie weten alleen zelf of dit het waard is of niet. Hebben jullie beiden een drukke baan en misschien ook kinderen? Dan is het zeker het overwegen waard. Een nadeel zou ook kunnen zijn dat jullie een weddingplanner kiezen die later toch niet bij jullie wensen lijkt te passen. Dan is het lastig om ofwel het contract te ontbinden ofwel bij te sturen. Gelukkig hebben we dit zelf nog niet meegemaakt bij de bruidsparen die wij mochten fotograferen.

Twijfel je over de meerwaarde? Dan kun je er ook over nadenken om te kiezen voor een professionele ceremoniemeester. Of plan gewoon een kennismaking in bij iemand die bij jullie dag lijkt te passen en zie zelf hoe of wat.

Verschil tussen weddingplanner en professionele ceremoniemeester

Het grootste verschil tussen een weddingplanner en een professionele ceremoniemeester is dat de eerste jullie tijdens het hele planproces zal begeleiden en een ceremoniemeester vaak pas aan het einde van de planning komt kijken.

Hij of zij kan natuurlijk ook al eerder benaderd worden en eventueel meekijken naar jullie draaiboek (en of alles haalbaar is), maar vaak bemoeien ze zich niet met leveranciers, contracten en budgetten.

Vrienden als ceremoniemeester

Veel bruidsparen kiezen ervoor om vrienden te vragen om ceremoniemeester te zijn, maar ook deze taak kost veel tijd en zorgt er voor dat de persoon in kwestie niet volledig mee kan genieten van jullie trouwdag, omdat hij of zij een taak heeft die dag.

We hebben inmiddels meegemaakt dat vriendschappen veranderden door verwachtingen die niet op elkaar werden afgestemd en dat is voor niemand leuk. Wil je dus het plannen volledig zelf regelen, maar op de dag zelf ontzorgd worden, overweeg dan om voor een professionele ceremoniemeester te gaan.

Hoeveel kost een Weddingplanner in Nederland?

Reguliere prijzen en tarieven voor een weddingplanner zijn op dit moment ca €70 tot €95 per uur. Maar let wel op, want meestal neem je een pakket met een aantal uren. De pakketten die ik veel voorbij zien komen zijn tussen de €2000 en €5000. Weddingplanner kosten liggen dus zeer uiteen. Veel zijn snel volgeboekt voor (populaire) trouwdata in de lente en zomer. Ook worden zaterdagen vrij snel geboekt.

We zien ook dat de prijzen verschillen, omdat de service anders is. Zo kun je bij Nailia van Best Day Ever Events bijvoorbeeld kiezen voor weddingplanning, styling, ceremoniemeesterschap én verhuur van diverse items die de styling nét even persoonlijker maken. Een heel andere partij is weer Heerlijk & Hecht, in de eerste plaats cateraar en uitbater van De Hazelhof en Domaine d’Heerstaayen, maar ook inzetbaar voor advies en weddingplanning.

Bruidspaar loopt ontspannen richting het trouwdiner.

Waar moet je op letten bij het boeken?

Een aantal dingen die goed zijn om samen met je aanstaande door te nemen, voordat jullie iemand boeken:

  1. Heeft deze weddingplanner veel ervaring?
  2. Heeft hij/zij ook ervaring met ons type bruiloft, aantal gasten en wensen?
  3. Kan ik reviews van andere bruidsparen lezen?
  4. Komt hij of zij pro-actief met ideeën voor de trouwdag?
  5. Wordt er een draaiboek gemaakt en contact onderhouden met leveranciers?
  6. Heeft hij of zij een uitgebreid netwerk met diverse opties voor bijvoorbeeld muziek, bloemwerk of trouwfotografie?
  7. Luistert hij of zij naar onze wensen?
  8. Is het makkelijk om hem/haar te bereiken met vragen (tijdens kantooruren)?
  9. Wat zijn de tarieven en wat zit daarbij inbegrepen?
  10. Komt de weddingplanner zelf tijdens de bruiloft om alles in goede banen te leiden?
  11. Komen er extra mensen mee, tijdens de dag?
  12. Kan hij of zij eventueel onderhandelingen doen of extra’s regelen via leveranciers?
  13. Kan ik ook spullen huren via de weddingplanner en/of biedt het bedrijf ook styling aan?
  14. Hoe “voelt” de eerste kennismaking? Denk je dat de weddingplanner jullie begrijpt en snapt en is het iemand met wie je graag en prettig contact hebt?
  15. Is het eventueel mogelijk om een adviesgesprek in te plannen waarin jullie vragen kunnen stellen over jullie trouwdag?
  16. Kan de weddingplanner werken met jullie budget? Geef vooral aan wat jullie willen uitgeven, want dit kan veel pijn en moeite besparen (omdat niet elke weddingplanner met elk budget uit de voeten kan).
  17. Maak duidelijke afspraken en laat alles in een contract zetten.
  18. Is de weddingplanner continu bezig met kennisontwikkeling en/of aangesloten bij een organisatie zoals BOW of BWPN? Kortom: werkt de weddingplanner aan het verbeteren van zijn of haar bedrijf, zodat jullie de best mogelijke ondersteuning krijgen?
Taartentafel met diverse bloemen en heerlijke taarten.

Onze ervaring met weddingplanners

Ik denk dat we door de jaren heen met zo’n twintig verschillende weddingplanners gewerkt hebben. Veel van hen zijn gestopt, maar een aantal toppers gaan nog steeds door en hebben dus jaren ervaring. We werken zelf graag samen met hen, omdat we weten dat alle andere leveranciers de neus dezelfde kant op hebben staan. De bruiloft is één geheel met fijne partijen die elkaar willen versterken.

We krijgen een fantastisch draaiboek om mee te werken waar alle details in staan. We hebben meteen de gegevens van andere leveranciers, zodat we gemakkelijk nog even met de videograaf kunnen bellen of weten waar de detailfoto’s naar toe kunnen mailen.

En we hebben één centraal aanspreekpunt op de dag; iemand die beslissingen kan maken en jullie heeft leren kennen in de voorgaande maanden. We weten dat we jullie niet lastig hoeven te vallen, omdat de weddingplanner alles op kan lossen. En uiteindelijk is dat “ons aller doel”: dat jullie een fantastische trouwdag hebben.

Ik hoop dat ik jullie heb kunnen helpen met deze informatie en trouwtips. Mochten jullie nu nog op zoek zijn naar een weddingplanner dan kun je zeker even kijken bij de namen die ik hierboven heb genoemd. We kennen nog meer toppers en delen graag die informatie. Stuur ons vooral een berichtje.