Gaan jullie trouwen in 2024 of 2025 en willen jullie weten of de datum nog beschikbaar is?

Hoe stel je de perfecte gastenlijst samen? 7 Tips.

Het samenstellen van een gastenlijst kan overweldigend zijn. Want wie nodig je uit en vooral: wie nodig je niet uit? De gastenlijst bepaalt niet alleen de omvang en sfeer van je bruiloft, maar heeft ook al snel gevolgen voor jullie budget en de trouwlocatie. Vandaar dat we een handige blog hebben geschreven met 7 punten waar je op moet letten.

Beste Trouwfotografie 2024 088

Begin met het kerngezelschap

Wie moet er absoluut bij jullie dag zijn? Begin je lijst met deze mensen. Denk aan je gezin, je familie en je beste vrienden. De ceremoniemeester (wanneer dit niet een vriend is, maar meer een collega of kennis) is natuurlijk ook van de partij. Een collega gaf ons ooit de tip: mensen die niet reageerden op ons geboortekaartje, worden niet uitgenodigd. Vaak kom je op deze manier al snel aan 20-30 gasten.

Welke gast staat op de gastenlijst en is welkom op je bruiloft?

Hoeveel gasten nodigen jullie uit?

Voordat je verder gaat met de lijst is het handig om samen te overleggen wat jullie graag willen qua grootte van de bruiloft. Willen jullie een bruiloft waarbij iedereen de hele dag aanwezig is en ook blijft eten. Misschien blijven er zelfs gasten slapen? Dit is de basis waarmee jullie op zoek kunnen gaan naar een trouwlocatie die past bij jullie wensen. Want de ene locatie heeft ruimte voor 60 overnachtende gasten, terwijl de andere locatie minder tot géén overnachtingsopties heeft.

Bekijk vervolgens ook meteen of er in de omgeving hotels te vinden zijn, voor gasten die graag in de buurt willen overnachten. Het aantal gasten bepaalt dus mede waar je kunt gaan trouwen. Of: jullie droomlocatie bepaalt hoeveel gasten jullie maximaal uit kunnen nodig. Het is maar nét hoe je het bekijkt.

Beste Trouwfotografie 2024 009

Regels voor plus-ones

Wat is jullie keuze met betrekking tot plus-ones? Veel bruidsparen kiezen ervoor om alleen die partners uit te nodigen die aangetrouwd zijn of al een hele lange relatie hebben. Jullie maken hierin de keuze, hoewel het natuurlijk ook erg gevoelig kan liggen.

Beste Trouwfotografie 2024 007

Moet iedereen er de hele dag bij zijn?

Bij het maken van jullie gastenlijst kun je nadenken over meerdere opties. Vaak staan bruidsparen voor de volgende keuze: blijven alle gasten de hele dag of verdelen we de groep op in daggasten en avondgasten? Bij een kleiner gezelschap zie je vaak dat iedereen de hele dag aanwezig blijft, zowel bij de ceremonie, als de borrel, het trouwdiner en het eventuele trouwfeest. We zien dit zelf vaak terugkomen bij gezelschappen tot 60 gasten.

Onderscheid tussen daggasten en avondgasten

Wanneer jullie er bewust voor kiezen om een onderscheid te maken tussen daggasten en avondgasten, kun je er ook nog voor kiezen om de avondgasten ook voor de ceremonie uit te nodigen. Ze zijn welkom bij de trouwceremonie, blijven nog even borrelen en eten een hapje taart mee en regelen zelf dan een diner ergens in de omgeving. Vervolgens komen ze nog terug voor het feest.

Gastenlijst maken en nadenken over oudere gasten tijdens het diner of feest.

Ook maken we vaak mee dat oudere gasten, bijvoorbeeld opa en oma of oudere tantes en ooms, overdag aanwezig zijn en in de avond (in verband met drukte) weer naar huis gaan. Ze zijn er al dan niet bij, tijdens het diner.

Maak categorieën (A-lijst en B-lijst)

Komen jullie er niet direct uit? Maak dan vooral een A-lijst en een B-lijst. Op de A-lijst staan de gasten die sowieso aanwezig moeten zijn bij de grote dag (je peilt dit voorzichtig) en kunt vervolgens ofwel je trouwdatum aanpassen (indien er meerdere belangrijke gasten niet kunnen) ofwel andere (B-lijst) gasten uitnodigen. Verstuur sowieso wél zo snel mogelijk die tweede ronde trouwkaarten. Denk ook na of je alle leden van het voetbalteam, alle jaarclubleden en alle collega’s wilt uitnodigen. Of wil je meer een delegatie?

Bruiloft De Hazelhof Rijsbergen 059

Omgaan met familieverwachtingen

Dit is altijd een lastig punt: wat doe je wanneer je ouders zich willen inmengen bij het maken van de gastenlijst? We maakten een keer mee dat er twee receptiemomenten waren: één voor de vrienden en gasten van de ouders en daarna een receptie/borrelmoment voor de gasten van het bruidspaar. Niet de perfecte oplossing, maar wel eentje die werkbaar was voor de ouders én het bruidspaar.

Het is jullie dag: in principe mogen jullie dus kiezen hoe de trouwdag eruit komt te zien. Maar dit kan extra lastig zijn, wanneer jullie een (grote) bijdrage in de kosten krijgen van jullie ouders. Overleg dus wat jullie zelf willen, maak het kenbaar aan derden en kijk of je eruit kunt komen. Overweeg wat het “waard” is om géén jarenlange familievete te krijgen, wanneer je die ene tante of oom of nicht of neef of zakencontact van je ouders wél of niet uitnodigt.

Staan kinderen wel of niet op jullie gastenlijst?

Kinderen of geen kinderen op je bruiloft?

Zijn kinderen welkom op jullie bruiloft? Een onderwerp waar we eerder al een blogpost over schreven. We hebben zelf kinderen en zijn dus licht bevooroordeeld. Wanneer je de kinderen van je broer of zus uitnodigt, heb je snel dat andere kinderen ook meekomen. Is de locatie veilig genoeg voor kinderen (denk aan water)? Hoeveel kinderen verwachten jullie en kunnen jullie eventueel een nanny of entertainment regelen? Is het oké voor jullie wanneer kinderen rondrennen tijdens de trouwdag? Wat is hun leeftijd tijdens de dag?

Baby’s op je bruiloft

Indien het om een baby gaat (borstvoeding) is de baby dan ook niet welkom? Ga met je gasten in gesprek om narigheden te voorkomen, want dit is een enorm gevoelig onderwerp. Een tussenvorm kan ook zijn dat ze een deel van de dag aanwezig zijn en dat ze voor het diner, bijvoorbeeld door opa en oma, opgehaald worden.

Bruiloft Parc Broekhuizen 004

Wat doen jullie wanneer één van jullie favoriete gasten dit een principiële kwestie vindt? Een tip kan zijn om jullie gastenlijst na te gaan en eerst te overleggen met jullie meest naaste gasten hoe ze denken over jullie verzoek.

Zijn kinderen toch uiteindelijk niet welkom? Richt de trouwkaart dan aan de voornamen van de gasten, bijvoorbeeld ‘Ramon & Hermine Snellink’ en niet aan ‘de familie Snellink’. Of omschrijf dat jullie de bruiloft in een volwassen setting willen vieren.

Beste Trouwfotografie 2024 015

Losse tips voor je gastenlijst

Begin op tijd met het maken van jullie gastenlijst en pijl alvast of mensen kunnen komen. Bijvoorbeeld door het sturen van een Save-the-Date-kaart. Wanneer je er al vrij snel achterkomt dat bepaalde gasten niet kunnen komen, bijvoorbeeld omdat ze op vakantie gaan, kun je altijd je B-lijst er nog even bijpakken.

Bekijk ook deze gastenlijst-software van MyWed. Of hou alles bij in een excelsheet.

Meer handige tips lezen?

Lees bijvoorbeeld deze blogpost over het boeken van je trouwfotograaf, het afsluiten van een bruiloft verzekering of het maken van een draaiboek voor je bruiloft.