Het opstellen van een draaiboek voor een bruiloft is een belangrijk onderdeel van het plannen van je bruiloft. Het draaiboek helpt je om ervoor te zorgen dat alles op je trouwdag soepel verloopt en dat je niets hoeft te vergeten. Bovendien geeft het draaiboek duidelijkheid over wat jullie leveranciers kunnen verwachten op de dag zelf, zodat ze zich goed kunnen voorbereiden.
Draaiboek voor je bruiloft maken
Voordat je begint met het opstellen van je tijdschema, is het belangrijk om te bepalen hoeveel tijd je wilt besteden aan verschillende onderdelen van je trouwdag. Denk aan de trouwceremonie, een eventuele fotoshoot en al dan niet een feest. Maak ook een lijst met alle mensen die bij de voorbereidingen betrokken zijn, zoals de ceremoniemeester, de fotograaf, de dj en de catering. Zo weet je precies wie je moet raadplegen als je vragen hebt of als je iets wilt aanpassen.
Plan eerst je trouwceremonie
Een goed startpunt voor het maken van een bruiloft draaiboek of tijdschema is het bepalen van het tijdstip van de ceremonie. Hoe laat kan de trouwambtenaar jullie huwelijk bezegelen? Bepaal vervolgens hoe lang de ceremonie zal duren en houd daarbij rekening met eventuele pauzes of muziek. Maak ook duidelijk wanneer de gasten verwacht worden en hoe laat de ceremonie begint. Voorzie ook voldoende tijd voor het placeren van jullie gasten, zodat iedereen op tijd op zijn of haar plaats zit voordat de ceremonie begint.
De lengte van de ceremonie
- Hoe meer gasten jullie hebben, des te langer duurt het voordat iedereen op zijn plaats zit.
- Komen jullie samen naar voren lopen of lopen jullie met iemand anders?
- Persoonlijke geloften (ca drie tot vijf minuten per persoon)?
- Eigen kinderen? (reken op vijf minuten extra voor eventuele handtekeningen)
- Meerdere sprekers, dus niet alleen de BABS, maar ook bijvoorbeeld vrienden of familie?
- Indien het heel heet is op de dag een korte drinkpauze.
- Live muziek.
Wanneer het ceremonietijdstip bepaald is, kun je terug gaan rekenen. Voorafgaand aan de ceremonie heb je nog jullie voorbereidingen, eventueel een first look en soms ook een lunch.
Hoe lang duren de voorbereidingen bij een bruid?
Een bruid is vaak zo’n twee tot drie uur bezig met haar voorbereidingen. Vaak duurt het make-upmoment en het doen van de haren toch wel twee uur en vervolgens moet de trouwkleding nog aan. Bij de bruidegom gaat alles meestal sneller. Als ik heel generaliserend spreek hoeft hij alleen zijn trouwkleding aan te doen en soms een boeket op te halen. Dus reken bij hem op een half tot een uur (en dan reken ik ruim).
Twee bruidegommen? Dan heb je relatief gezien vaak wat korter nodig. Twee bruiden? Dan ligt het een beetje aan de kleding: een trouwjurk kost meer tijd vaak en make-up en lang haar ook. Reken op alles tussen de 30 minuten en drie uur.
Hoelang voor de fotoshoot?
De fotoshoot vindt het vaakst plaats op twee verschillende momenten. Dit is ofwel voorafgaand aan de ceremonie, ofwel ergens tijdens een borrelmoment. Bepaal hoeveel tijd je wilt besteden aan de fotoshoot en houd rekening met eventuele reistijd naar de fotoshootlocatie. We adviseren zelf om ongeveer 60 minuten fototijd in te plannen, wanneer jullie graag mooie trouwfoto’s willen. En willen jullie gewoon een páár mooie foto’s dan is een half uur ook vaak genoeg.
De lengte van de fotoshoot
- Kan de fotoshoot gedaan worden rondom de trouwlocatie? Dit kost minder reistijd.
- Willen jullie veel verschillende locaties bezoeken of slechts één?
- Hebben jullie kinderen en gaan ze mee tijdens de shoot?
- Is het ver lopen om naar de verschillende plekjes te gaan?
Borrelen of receptie: hoelang?
Wanneer jullie trouwceremonie is geweest, begint een moment waarop jullie de tijd hebben om jullie gasten te spreken. De meeste bruidsparen nemen ongeveer twee uur de tijd voor dit moment. Meestal toost men eerst en neemt men daarna de felicitaties in ontvangst. Die felicitaties duren ongeveer 30 seconden per stel. Dit is natuurlijk helemaal afhankelijk van wat jullie willen.
Eindelijk spreken met je gasten
Soms wordt er een taart aangesneden en soms vinden er speeches plaats. Ook maken we wel eens mee dat een bruidspaar een workshop regelt voor de gasten. Of men doet spelletjes op het gras. In ieder geval is dit hét moment waarop je gemakkelijk alle gasten kunt spreken, omdat je vrij kunt rondlopen.
Groepsfoto’s, hoe werkt dit precies?
De groepsfoto’s vinden meestal ergens in de middag, tijdens bijvoorbeeld het hierbovengenoemde borrelmoment plaats. Maak duidelijk aan je fotograaf wie er op de foto’s moeten komen, zoals het bruidspaar, de getuigen en eventuele kinderen. Dit kun je zelfs als extra tabblad in je draaiboek stoppen.
“Iedereen even meedoen”
Denk ook na over hoeveel tijd je wilt besteden aan groepsfoto’s en houd daarbij rekening met de grootte van de groep. Qua planning zou ik rekenen op 20 minuten en tien combinaties. We vertellen onze eigen bruidsparen altijd om de ceremoniemeester ‘iedereen te laten activeren’. Dan maak je in een korte tijd de foto’s en dan kan men daarna weer genieten van het borrelmoment.
Diner in de avond
Voor een trouwdiner rekenen de meeste trouwlocaties zo’n twee tot drie uur, afhankelijk van het type diner wat jullie hebben. Meestal gaan de gasten eerst aan tafel zitten en komen jullie dan als bruidspaar, als laatste, binnen. In die twee tot drie uur tijd heb je meerdere gangen (of een buffet) en de gelegenheid voor twee á drie speeches.
Eerder van tafel
We maken ook vaak mee dat bruidsparen zelf een half uurtje eerder van tafel afgaan. Ze krijgen als eerste hun dessert geserveerd en wanneer ze dit ophebben trekken ze zich even terug op hun hotelkamer. Op die manier kunnen ze zich opfrissen en klaarmaken voor de feestavond. Of ze doen nog een mini-avondshoot, bij ondergaande zon.
De lengte van het diner
- Kunnen jullie op tijd starten of kan het voorgaande moment uitlopen, waardoor het diner later start?
- Gaan gasten stukjes doen of speeches geven? Twintig minuten voor een speech is echt heel lang.
- Gaan jullie wisselen van tafel, halverwege het diner?
- Zijn er veel rokers in het gezelschap?
- Heeft jullie trouwlocatie een back-up plan wanneer de gangen uitlopen en kunnen ze bijvoorbeeld de koffie serveren in de feestzaal?
Hoelang duurt een feest?
Een feestavond kan op verschillende manieren opgezet worden. Meestal zien we dat bruidsparen eerst een half uur inplannen voor de inloop van eventuele avondgasten (of de uitloop van het voorgaande diner). Zodra de feestzaal vol is met gasten, maakt het bruidspaar dan hun entree. Dit is dan vaak met een openingsdans, maar soms wordt er ook naar alternatieve openingen gezocht.
Een feestavond begint vaak om 20:00 met de inloop en dan start rond 20:30 het feest. Blijven bij jullie nu alle gasten de hele dag, dan zien we vaak dat het feest rond 21:00 a 21:30 start. Omdat gasten lang hebben kunnen borrelen en tafelen zie je dan ook vaak dat het feest direct op gang komt.
Het einde van het feest is vaak tussen 00:00 en 01:00, afhankelijk van de feestlocatie. Meestal vertrekt het bruidspaar een kwartier tot een half uur voordat het feest afgelopen is. Dit kan heel stilletjes gebeuren, maar soms zie je ook dat er een exit plaatsvindt met sterretjes of lampionnen.
De lengte van een trouwfeest
- Hebben jullie een DJ, een band of beiden?
- Is er een speciaal gastoptreden dat afhankelijk is van de agenda van de artiest?
- Ga je het boeket gooien?
- Heeft de trouwlocatie te maken met regels rondom de eindtijd?
- Komen er veel extra avondgasten (ivm felicitaties in ontvangst nemen)
- Hebben jullie een lang diner gehad met vele speeches? Dan kan dit uitlopen in jullie feestavond.
- Hebben jullie een feestexit gepland?
Maak in ieder geval een uitgebreid draaiboek voor de feestavond. Wanneer beginnen jullie de avond, al dan niet met dans? Hoe willen jullie de felicitaties van avondgasten aanpakken? Wie regelt de kadotafel of het gastenboek? Is er een fotohokje? Hoe eindigen jullie de avond en hebben jullie vervoer naar huis/hotel? Is er eventueel vervoer voor de avondgasten, naar hun hotel (of regelen ze dit zelf). Kortom: veel vragen!
Voorbeeld draaiboek bruiloft (met feest)
- 9:30 start met make-up en haren doen (bruidegom is op andere locatie).
- 11:30 trouwjurk aan (bruidegom eventueel pak aan en reistijd voor het ophaalmoment).
- 12:00 first look met aansluitend de fotoshoot.
- 13:30 ontvangst van de gasten (bruidspaar uit het zicht, eventueel lunchmomentje).
- 14:00 – 15:00 trouwceremonie.
- 15:00 borrelmoment met ontvangst van de felicitaties, toost en aansnijden van de taart. Hierna volgt ook een groepsfotomoment en kan er eventueel afscheid genomen worden van gasten die niet bij het diner aanwezig zijn.
- 17:30 aan tafel.
- 20:00 einde diner (bruidspaar trekt zich terug) inloop van avondgasten, uitloop van het diner.
- 20:30 start van de feestavond met opening door het bruidspaar.
- 00:00 einde van het feest.
Voorbeeld draaiboek korte bruiloft
- 12:30 start met voorbereidingen (make-up & haar) plus kleine lunch
- 14:30 trouwkleding aan
- 15:00 first-look met kleine fotoshoot daarna
- 15:30 ontvangst van de gasten
- 16:00 trouwceremonie
- 16:45 ontvangst felicitaties, speech en borrelmoment met groepsfoto’s
- 18:30 aan tafel
- 22:00 einde diner, afscheid nemen van de gasten
Extra tips: Tabbladen
Je zou bijvoorbeeld meerdere tabbladen kunnen gebruiken voor het draaiboek van je bruiloft. Hierbij schrijf je de complete tijdlijn uit met alles wat er gaat gebeuren, maar ook maak je bijvoorbeeld een tabblad met een verkort schema. Daarnaast kun je in het draaiboek alle adressen van leveranciers vermelden, zodat ze ook met elkaar contact op kunnen nemen.
Noodplan
Denk ook aan het maken van een noodplan. Hebben jullie alleen een mooiweerdraaiboek of ook rekening gehouden met regen? Is dit gecommuniceerd met de trouwlocatie en bijvoorbeeld de mensen van de muziek? Wat doen jullie wanneer blijkt dat er een groot deel van de gasten niet komt opdagen door ziekte of file? En je zou zelfs kunnen nadenken (of overleggen) wat je doet bij een ziektegeval van jullie trouwleveranciers.
Tot slot
Pas het bovenstaande aan naar jullie wensen. Geef vooral aan bij jullie leveranciers wat jullie graag terug willen zien op jullie dag. En zien jullie het na deze blogpost niet meer zitten om zelf een draaiboek voor je bruiloft te maken, neem dan contact op met een weddingplanner. We zijn zelf helemaal fan van Vivian ter Huurne van Het Bruidsmeisje.
Laatste tips: plan rustmomentjes in. Want het klopt wat iedereen zegt: de dag vliegt voorbij! Wil je weten welke dingen moet je regelen voor een bruiloft? Bekijk dan even de blogpost met meer informatie.
